Etika Mengirim E-mail Saat Melamar Kerja Atau Ke Calon Klien

Suatu pagi Saya menerima e-mail di akun publik kantor dari orang yang bermaksud melamar kerja tapi bisa Saya bilang tidak paham etika. Karena e-mail tersebut tidak memiliki subject dan kalimat yang tertulis dalam body e-mail hanya "Cek attachment". Biasanya jika menerima e-mail seperti ini otomatis akan Saya delete. Kali ini Saya penasaran juga apa sih isinya dalam attachment itu. Ketika Saya buka dan baca, Saya nilai orang ini tidak punya nilai jual sama sekali didunia kerja. Etika tidak ada, kemampuan tidak spesial.



Saya lalu bercerita lewat IG Story Karena Saya tahu adik-adik bahkan teman seusia masih banyak yang belum paham etika mengirim e-mail. Saya tidak tahu, apakah saat mereka kuliah dulu tidak diajarkan hal-hal basic namun penting seperti ini. Ada 3 hal dasar yang harus diperhatikan saat berkomunikasi via e-mail di dunia kerja.

1. Pakai E-mail Dengan Nama Jelas

Pada umumnya orang memiliki lebih dari 1 alamat e-mail. Seperti contohnya Saya, ada e-mail dengan nama 'gaul' yang Saya pakai untuk social media, ada e-mail dengan nama jelas yang dipergunakan untuk hal-hal formal. Jika berkaitan dengan pekerjaan, pakai alamat e-mail dengan nama jelas.

Saya masih cukup sering menerima e-mail dari teman satu industri yang alamat e-mailnya kurang profesional, seperti "kepompongijo", "ndutgal". Biasanya Saya suka tegur secara halus dengan cara pura-pura salah ejaan sehingga e-mail tak terkirim dan tak lupa Saya katakan "Soalnya nama e-mailnya ribet sih bukan nama sendiri". Mungkin buat sesama pekerja kreatif masih maklum, tapi hal itu ga akan berlaku untuk klien. Jadi tolong jangan permalukan diri sendiri.


Baca juga: 5 Soft Skill Yang Harus Dimiliki Di Dunia Kerja
Baca juga: Apa profile Linkedin Kamu Sudah Benar?

2. Tulis Subject

Menulis Subject adalah wajib hukumnya. Dari subject orang akan tahu maksud dari e-mail yang kita kirim. Contoh jika kalian mau melamar kerja dengan posisi social media manager, kalian bisa tulis subject "CV Citra Puspita-Social Media Manager".

3. Menulis Di Body E-mail

Pernah ada rekan kantor yang untungnya sekarang sudah tidak bekerja ditempat Saya, dia tidak pernah menulis e-mail dengan kalimat pengantar yang baik bahkan kepada klien. Dia hanya menulis, "Dear, Ibu... tolong cek attachment. Terima kasih". Ini adalah contoh communication skill yang buruk.

Inti dari maksud Kamu mengirim e-mail harus tertulis dalam body e-mail. Saat melamar kerja, body e-mail berfungsi sebagai cover letter. Saat menulis body e-mail, Saya menggunakan teknik elevator pitch. Yaitu, body e-mail harus berisikan perkenalan diri jika sebelumnya belum pernah bertemu dan menunjukkan kalimat pengantar yang baik dan efektif sehingga penerima e-mail mau membaca dan mengenal kita lebih jauh. Dalam kasus lamaran tanpa body e-mail diatas, pengirim tidak bisa menceritakan kenapa dirinya layak untuk bekerja di kantor Saya. Dia hanya menulis "Nanti akan Saya jelaskan tentang pengalaman dan kemampuan Saya saat interview". Jangan mimpi akan dipanggil interview jika 'menjual diri' saja tidak bisa.



Dalam menulis e-mail tekniknya sama seperti menulis untuk medium lainnya. Bayangkan seperti saat kita berbicara langsung dengan orang tersebut, kira-kira kalimat apa yang akan kita ucapkan. Saya buatkan contoh e-mail saat hendak mengirim lamaran kerja atau menghubungi calon klien.